Im Verlauf des Tages erledigen wir zwei Typen von Arbeit: Shallow Work und Deep Work - seichte Arbeit und "tiefe" Arbeit. Cal Newport definiert sie so:
- Deep Work: berufliche Aktivitäten, die in einem Zustand ablenkungsfreier Konzentration ausgeübt werden und Ihre geistigen Kapazitäten an ihre Grenzen bringen. Diese Leistung schafft neuen Wert, verbessert Ihre Fähigkeiten und ist schwer zu kopieren.
- Shallow Work: Kognitiv anspruchslose, logistikorientierte Aufgaben, die häufig unter Ablenkung durchgeführt werden. Diese Tätigkeiten schaffen tendenziell nicht viel neuen Wert in der Welt und sind leicht zu kopieren.
Aus verschiedenen Gründen ziehen wir intuitiv die seichte Arbeit vor: Sie ist wenig anspruchsvoll, bringt schnelle Erfolge, erlaubt das Prokrastinieren, ist oft auch dringend oder macht Spaß. Ergebnisse, Erfolg und Exzellenz erreichen wir jedoch nur durch Deep Work, durch konzentrierte Aufmerksamkeit und Feedback. Deep Work macht auch glücklich, denn dabei geraten wir in Flow. Um diesen Konflikt und dessen Lösung geht es in diesem Buch.
Das Zeitmanagement-Problem von Deep Work ist, dass es lange Phasen verlangt, in denen wir störungsfrei arbeiten können. Wo und wann findet man das heutzutage noch? Großraumbüro, Teamarbeit, digitale und schnelle Kommunikation, soziale Netzwerke, eine Kultur der ständigen Erreichbarkeit behindern Deep Work. Manager selbst arbeiten selten deep und denken nicht daran, dass ihre Untergebenen das müssen. Im Gegenteil erleichtern die Erreichbarkeit und Flexibilität seiner Leute seine Arbeit, denn dadurch braucht er selbst nicht voraus zu planen. Der ständige Wechsel der Aufmerksamkeit im Internet hat dauerhafte negative Auswirkungen auf das Gehirn und führt zu einer Ablenkungssucht. Das heißt, eventuell benötigen Sie sogar einen Entzug. Newport empfiehlt einen Internet-Sabbat: Halten Sie einen Tag pro Woche oder einen Monat pro Jahr oder zwei Stunden pro Tag internetfrei. Umgekehrt wird regelmäßige Deep Work Ihre Konzentrationsfähigkeit verbessern.
Die Gelegenheit für Deep Work muss jede/r sich bewusst schaffen. Newport beschreibt vier mögliche Strategien, wie Sie Deep Work in Ihr Leben integrieren können:
1) mönchisches Deep Work: Sie ziehen sich weitgehend von der Welt zurück, auf eine einsame Insel, in eine Hütte ohne Telefon und Internet. Das können Sie tun, wenn Ihre Arbeit hauptsächlich darin besteht, ein Denker zu sein.
2) bimodale Deep Work: Wenn Sie für Ihren Lebensunterhalt durch Shallow Work verdienen, dann ziehen Sie sich nur für klar definierte Zeitabschnitte (mindestens einen Tag am Stück) zum konzentrierten Arbeiten zurück. In dieser Zeit leben Sie mönchisch.
3) rhythmische Deep Work: Sie machen sich Deep Work zu einer regelmäßigen täglichen Übung, am besten immer zur selben Uhrzeit. Diese Strategie ist auch mit einem Vollzeitjob vereinbar, beispielsweise indem Sie die Morgen- oder Abendsstunden nutzen.
4) journalistische Deep Work: Sie arbeiten zwischendurch hoch konzentriert, wenn Sie gerade Zeit dafür finden. Diese Strategie ist für Neulinge nicht geeignet, weil es Übung verlangt, schnell vom Oberflächlichen ins Vertiefte zu wechseln.
Die gute Nachricht ist aber, dass sich Deep Work und das Umschalten dahin üben lässt. Hilfreich sind dabei Rituale. Beispielsweise können Sie sich an einen besonderen Ort zurück ziehen: eine Schreibhütte, eine Bücherei, ins Café. Hier fallen die üblichen Störungen weg. Auch Gewohnheiten wie z.B. sich ein bestimmtes Getränk zu bereiten oder zuerst die Werkzeuge zu ordnen, können als Ritual Ihrem Gehirn signalisieren: Deep Work steht an. Messen Sie regelmäßig Ihren Erfolg: Wie viel Zeit haben Sie tatsächlich mit Deep Work verbracht und wie sehen die Arbeitsergebnisse aus? Zeitmanagement unterstützt einen solchen bewussten Umgang mit Ihrer Zeit.
Fehlt Ihnen momentan noch die Zeit für Deep Work, weil Sie von Shallow Work aufgefressen werden, dann müssen Sie dort reduzieren. Überlegen Sie: Was sind Ihre wichtigsten beruflichen (und privaten) Ziele? Was müssen Sie dafür tun? Nicht alles, was möglicherweise ein wenig Nutzen bringt (z. B. Twittern) lohnt den Aufwand. Konzentrieren Sie sich auf das Wichtigste, bestellen Sie Newsletter ab und treten Sie aus sozialen Netzwerken aus. (Ich persönlich bin 2018 aus ein paar wenig ergiebigen Teams und Vereinen ausgetreten und arbeite seitdem bei weniger Stress produktiver. Networking und Teamkoordination sind auch ziemlich shallow!)
Ein pünktlicher Feierabend und Freizeit, ja gerade auch Langeweile, sind hilfreich für Deep Work. Erstens zwingt die feste Feierabenddeadline Sie zu planmäßiger Produktivität. Zweitens benötigt das Unterbewusstsein auch die ruhigen Zeiten. Grundsätzlich ermüdet unser Gehirn nicht, es arbeitet ständig. Aber es braucht Abwechslung. Man kann nur eine begrenzte Anzahl von Stunden pro Tag Deep Work betreiben. Während des Sports oder eines Spaziergangs können Sie an Ihren Konzepten weiterplanen.
Newport berichtet hier nicht nur von seinen eigenen Erfahrungen als Wissenschaftler und Professor, sondern zitiert auch zahlreiche Studien. Trotzdem muss man auch sehen, dass es für die meisten Berufstätigen schwieriger ist als für einen Professor, sich auf Deep Work zu konzentrieren und außerdem pünktlich Feierabend zu machen. Der Lebensunterhalt des Professors ist gesichert, und er hat keinen Chef im engeren Sinne. Als Angestellte kam ich oft den ganzen Tag nur halbstundenweise zu Deep Work und dann musste der Abend noch zusätzlich herhalten. Als Freiberufler kann man Shallow Work nur bedingt delegieren bzw. Shallow Work würde dann durch Koordination ersetzt.
Ich werde dieses Buch auf jeden Fall in meinen Zeitmanagement-Kursen empfehlen. Es beschreibt sehr gut auch meine Erfahrungen und das Geheimnis meiner Produktivität. Was hier Deep Work heißt, ist das, was ich gerne als "richtige Arbeit" bezeichne bzw. als die gelben und grünen Aufgaben. Hier wird der eigentliche Mehrwert geschaffen, darauf muss man sich konzentrieren. Shallow Work begrenze ich bewusst auf zwei Stunden pro Tag. Ich selbst praktiziere das journalistische Modell und nutze gerne Reisezeiten für Deep Work.
Cal Newport: Konzentriert arbeiten - Regeln für eine Welt voller Ablenkungen
Redline Verlag, 2018
ISBN 978-3-86881-657-0