Immer wieder stelle ich fest, dass man tagsüber entweder gar nicht zum produktiven Arbeiten kommt oder wenn man es doch tut, man es hinterher sehr bereut. Neulich war ich eine Woche lang sehr produktiv, habe dafür aber meine Mails vernachlässigt und darum einen möglichen Auftrag verpasst. Heute Morgen habe ich nach den zwei Telefonkonferenzen erstmal etwas Produktives gemacht und leider deswegen eine dringende E-Mail verpasst. Ärgerlich.
Ich weiß genau, warum das so ist, aber machen lässt sich dagegen wenig. Faktoren, die zu dem hohen Mailaufkommen führen:
- viele Projekte: Jedes Projekt, jedes Team und jede Aufgabe bringen einen gewissen Kommunikationsaufwand mit sich. Ich hatte neulich mal gezählt und festgestellt, dass ich an über 60 Projekten arbeite. Wenn zu jedem Projekt nur zwei E-Mails pro Woche reinkämen, wären das 120 Stück, also ungefähr 20 pro Tag (Sa+So zähle ich nur halb). Ohne Mailinglisten, Spam und Privates. Zwei Mails sind es aber nicht, sondern mehr. An manchen Tagen zähle ich mit und komme auf 80 eingehende Mails pro Tag.
- verschiedene Mailboxen wegen Datenschutz: Aus Datenschutz-Gründen muss ich bei jeder der Hochschulen, wo ich arbeite, ein eigenes Postfach haben, und ich darf auch nicht mehr wie früher die E-Mails auf ein GMX-Postfach weiterleiten. Bei drei Hochschulen gibt es sowohl ein Mailpostfach als auch Nachrichten über den Online-Campus. Bei vier der Postfächer bekomme ich immerhin eine Benachrichtigung auf ein anderes Postfach, dass eine Nachricht eingegangen ist, was die Chance verdoppelt, dass ich die eine dringende Nachricht rechtzeitig sehe. Außerdem betreibe ich vier GMX-Postfächer, um verschiedene Tätigkeiten getrennt zu halten. Meine Zählung ergibt elf Postfächer, und ich müsste am besten täglich alle davon durchsehen, und selbst das wäre noch zu selten, falls etwas Dringendes ist. Ich schaffe das aber gar nicht, denn Reinsehen reicht ja nicht, man muss die Post auch beantworten.
- GMX-Sicherheitseinstellungen: Früher konnte man im selben Browser mehrere GMX-Postfächer offen haben, aber das ist nun aus Sicherheitsgründen nicht mehr erlaubt. Logge ich mich bei dem einen ein, fliege ich beim anderen raus. Seitdem übersehe ich häufiger E-Mails, weil ich mich eventuell erst morgen wieder einlogge.
Auch bei Microsoft gibt es Probleme, die ich umgehen kann, indem ich das eine Konto in dem einen Browser und das andere im anderen Browser öffne. Hier sind es nur zwei.
- Bevorzugung von E-Mails: Ein ehemaliger Kollege bevorzugte Telefonate, teilte das allen mit und nahm sich die Freiheit heraus, E-Mails oft auch gar nicht zu beantworten nach dem Motto "Wenn es wirklich wichtig ist, dann sollen sie anrufen." Ich aber bevorzuge E-Mail, weil ich so viel Zeit in Telefonkonferenzen und Schulungen verbringe, dass es nicht sehr wahrscheinlich ist, dass man mich beim spontanen Anruf im ansprechbaren Zustand erwischt. Außerdem finde ich es sehr anstrengend, lückenlos zu telefonieren. Man muss ja auch Besprechungen vorbereiten oder zwischendurch Tee zubereiten. Essen ist auch ganz angenehm. Ich könnte gar nicht alle Kommunikation telefonisch durchführen, sondern bin ganz froh, wenn wir vieles auch schriftlich klären können. Komplexere Themen beantworte ich dann abends oder am Wochenende in Ruhe.
Daraus ergibt sich aber leider, dass ich produktive Arbeit fast nur abends oder am Wochenende machen kann. Nur jetzt im August war es etwas ruhiger: weniger Seminare, weniger Besprechungen. Aber auch da waren dringende E-Mails dabei. Davon habe ich mehr als sonst verpasst, weil ich tagsüber nicht reingesehen habe. Sehr frustrierend. Zur Optimierung meines Zeitmanagements muss ich daran etwas ändern. Aber: Problem erkannt, Problem gebannt. Eventuell lassen sich doch ein paar Mailboxen zusammenfassen.